Passer au contenu principal
1 844 833-7873 1 844 833-7873

Politique en matière de confidentialité

Green Shield Canada (« GSC », « nous », « notre » ou « nos ») respecte votre confidentialité et s’engage à la protéger en se conformant à la présente politique.

La présente politique décrit :

  • La façon dont nous recueillons, recevons, utilisons, partageons, divulguons, traitons et protégeons les renseignements personnels de nos clients (collectivement, « vous », « votre » ou « vos »);
  • Les types de renseignements que nous pouvons recueillir auprès de vous;
  • Nos pratiques pour recueillir, utiliser, conserver, protéger et divulguer ces renseignements.

Nous n’utiliserons vos renseignements personnels qu’en conformité avec la présente politique, sauf disposition contraire de la loi applicable. Nous prenons des mesures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées.

GSC suit dix principes de confidentialité fondés sur les mêmes principes de confidentialité énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada.

Principes de confidentialité

1. Responsabilité

Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Nous avons désigné des personnes qui s’assureront du respect de la présente politique.

  • Notre responsable de la confidentialité est chargé de superviser notre programme de confidentialité, qui comprend des politiques, des procédures et la formation du personnel pour veiller à ce que nos employés respectent ces principes de confidentialité. Le service interne de vérification de GSC vérifie également régulièrement si ces principes de confidentialité sont bien respectés. Voir l’article 10 de la présente politique pour voir les coordonnées de notre responsable de la confidentialité.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous déterminerons clairement les fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels avant la collecte ou au moment de celle-ci. Lorsque nous autorisons d’autres parties à recueillir des renseignements en notre nom, elles font la même chose.

  • Nous vous demandons vos renseignements personnels pour diverses fins liées à l’administration de votre régime de garanties, notamment :

    • Vous fournir une couverture;
    • Transférer des renseignements personnels à d’autres assureurs pour la coordination et le maintien des prestations;
    • Facturer et percevoir des primes;
    • Traiter les demandes de règlement et administrer les produits et services que nous fournissons, y compris, si nécessaire, communiquer avec vous ainsi qu’avec les fournisseurs de services concernant les services qu’ils fournissent;
    • Vous protéger et nous protéger contre les erreurs, les fausses déclarations, la fraude ou la violation de lois, ou les activités criminelles;
    • Procéder à des vérifications et à des enquêtes et prendre des mesures au besoin qui sont liées à la prévention ou à la suppression de demandes de règlement qui sont potentiellement ou qui s’avèrent être abusives ou frauduleuses;
    • Communiquer avec le ou les promoteurs de régime et les employeurs, le cas échéant, relativement à toute demande de règlement pour des services qui ne sont pas couverts par le régime de garanties;
    • Confirmer votre identité et l’exactitude de vos renseignements;
    • Effectuer des souscriptions médicales;
    • Analyser des données pour nous aider à prendre des décisions et à améliorer les produits et services que nous offrons;
    • Combiner les données de GSC avec des données externes à des fins de gestion de la santé ou de programmes que nous offrons;
    • Faciliter le partage de données pour surveiller les résultats en matière de santé;
    • Anonymiser les renseignements personnels et utiliser ces renseignements anonymisés dans des études, des rapports et d’autres programmes que nous offrons;
    • Exercer toute autre activité qu’une personne raisonnable considérerait comme associée à l’administration du régime de garanties.

    Nous pouvons également analyser la façon dont vous utilisez nos produits et services, y compris au moyen de nos sites Web et d’autres moyens électroniques. Il peut s’agir de vos préférences pour certains produits, de données démographiques, d’intérêts et d’activités. Si nous connaissons ces renseignements, nous pouvons vous proposer des produits et des services qui sont plus pertinents pour vous. Avec ces renseignements, nous pouvons vous recommander d’autres produits ou services de GSC susceptibles de vous intéresser ou d’intéresser les personnes à votre charge, et vous envoyer des renseignements à leur sujet. Vous pouvez en tout temps vous désinscrire de nos listes de marketing promotionnel, mais nous pouvons toujours communiquer avec vous de temps à autre à propos de sujets qui sont directement liés à l’administration de votre régime de garanties.

3. Consentement

Nous avons besoin de votre consentement pour recueillir, utiliser, partager et communiquer vos renseignements personnels, avec certaines exceptions limitées déterminées par la loi. Ces exceptions limitées peuvent comprendre les cas où, pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne concernée. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, pourvu qu’il n’y ait pas d’obligation légale ou réglementaire empêchant de le faire.

  • Votre consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être oral ou écrit. Par exemple, lorsque vous signez un formulaire d’adhésion, vous nous donnez votre consentement écrit pour utiliser vos renseignements personnels afin de vous fournir, à vous et aux personnes à votre charge, des prestations.

    Le consentement peut être implicite ou déduit de certaines actions. Par exemple, si vous présentez votre carte d’identification de prestataire à un pharmacien ou à un dentiste au lieu de payer un médicament d’ordonnance ou un acte de pratique dentaire, cela peut être considéré comme un consentement tacite à l’endroit du pharmacien ou du dentiste de fournir vos renseignements personnels à GSC pour obtenir le paiement du service rendu et à l’endroit de GSC de procéder au traitement de la demande de règlement concernée en vue du paiement et de fournir d’autres services.

    En ce qui concerne nos groupes et les membres de nos régimes de garanties actuels, nous continuerons à utiliser et à communiquer vos renseignements personnels que nous avons précédemment recueillis conformément à la présente politique de confidentialité, à moins d’avis contraire de votre part. Nous supposerons que votre consentement a été obtenu en ce qui a trait à l’utilisation continue ou à la communication de vos renseignements personnels, en effectuant le traitement de toute demande de règlement en cours ou future que vous pourriez nous soumettre à des fins de remboursement ou d’accès à d’autres services.

  • Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement dans les cas suivants :

    • Des situations d’urgence qui mettent en danger votre vie, votre santé ou votre sécurité. Le cas échéant, vous seriez subséquemment informé de cette divulgation.
    • Pour des motifs juridiques. Il se peut qu’un tribunal ou une autre instance juridique ou réglementaire nous oblige à communiquer vos renseignements. Dans ces cas, nous ne communiquerons que les renseignements que nous sommes légalement tenus de fournir.
    • En vue d’enquêter sur la violation d’un contrat ou sur la contravention à des lois qui a été commise ou est en train ou sur le point de l’être, s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la communication effectuée à votre su ou avec votre consentement compromettrait l’enquête.
    • En vue de détecter, de supprimer ou de prévenir une fraude dont la commission est vraisemblable, s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la communication effectuée à votre su ou avec votre consentement compromette la capacité de prévenir la fraude, de la détecter ou d’y mettre fin.
    • En conformité avec les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
  • Nous accepterons vos demandes de retrait de consentement à notre collecte, utilisation, conservation ou communication de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Si vous retirez votre consentement, nous ne pourrons plus traiter et rembourser vos demandes de règlement au titre de votre régime de garanties.

4. Limitation de la collecte

Nous limiterons la collecte de vos renseignements personnels à celle qui est nécessaire aux fins que nous avons déterminées ou qui est autrement autorisée par la loi.

  • Selon le produit ou le service, nous pouvons recueillir ou recevoir des renseignements personnels vous concernant, notamment :

    • Vos nom, adresse, numéro(s) de téléphone, adresse électronique, date de naissance, historique de demandes de règlement, fournisseurs de service que vous avez visités, renseignements bancaires, salaire ou autres renseignements d’identification;
    • Des renseignements sur la façon dont vous utilisez nos produits et services, y compris au moyen de nos sites Web et d’autres moyens électroniques, et vos préférences pour certains produits, données démographiques, intérêts et activités.
  • Nous pouvons recueillir ou recevoir des renseignements personnels par le biais :

    • de demandes et de formulaires remplis;
    • de vos interactions avec nous;
    • de votre conseiller ou autre(s) représentant(s);
    • du promoteur de votre régime ou de votre employeur, le cas échéant;
    • du promoteur de votre régime ou du conseiller en assurance de l’employeur ou de l’administrateur du régime, le cas échéant;
    • de votre médecin, pharmacien ou d’autres professionnels de la santé;
    • d’installations ou de fournisseurs de soins de santé;
    • d’organismes de réglementation professionnels (p. ex., l’Ordre des pharmaciens)
    • d’agences gouvernementales;
    • d’une entité industrielle de mutualisation en assurance-médicaments;
    • d’autres assureurs avec lesquels vous avez ou avez eu une couverture;
    • de fournisseurs de services tiers qui fournissent ou ont fourni des services liés au régime de garanties (tels que, mais sans s’y limiter, des services de paie, d’adhésion, de traitement des demandes de règlement, des fournisseurs d’assistance-voyage, des fournisseurs de services paramédicaux);
    • de tiers auxquels vous avez donné votre consentement pour la collecte de vos renseignements personnels dans le cadre de programmes liés à la santé.

5. Limitation de l’utilisation, de la conservation et de la communication

Nous n’utiliserons ou ne communiquerons les renseignements personnels qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis et qui ont été acceptées, ou qui sont autrement exigées par la loi. Nous ne conserverons les renseignements personnels que pendant aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces fins, ou que si la loi l’exige ou l’autorise.

  • Selon le produit ou le service, voici à qui nous pouvons communiquer des renseignements personnels :

    • Des personnes, institutions financières et d’autres parties avec lesquelles nous travaillons pour administrer les produits et services que nous fournissons;
    • Des employés, agents et représentants autorisés qui ont besoin des renseignements pour accomplir leurs tâches pour nous;
    • Votre conseiller et toute agence avec laquelle nous travaillons et qui exerce un contrôle direct ou indirect sur votre conseiller et ses employés;
    • Votre employeur et le promoteur de votre régime de garanties, dans la mesure où cela peut être raisonnablement nécessaire pour administrer correctement le régime de garanties;
    • Toute personne ou organisation à laquelle vous donnez votre consentement;
    • Des personnes légalement autorisées à consulter vos renseignements personnels;
    • Des fournisseurs de services qui ont besoin de ces renseignements afin de nous fournir leurs services. Voici des exemples de services : traitement des données, stockage des données, gestion de vos prestations, services d’impression et de distribution, analyse des demandes de règlement et détection des fraudes, programmes de gestion de la santé;
    • Personnes, organisations et organismes d’enquête qui travaillent pour prévenir ou détecter des fraudes suspectées ou des violations de contrat ou de lois, ou pour mener des enquêtes sur de telles fraudes ou violations.

    Lorsque nous divulguons des renseignements personnels ou que nous permettons à des personnes à l’intérieur ou à l’extérieur de GSC d’accéder à de tels renseignements, nous prendrons les mesures appropriées pour préserver la confidentialité des renseignements. Cela comprend limiter la communication à ce qui est raisonnablement requis aux fins indiquées dans la présente politique de confidentialité. Nous nous efforcerons de répondre aux demandes de renseignements en ne divulguant aucun renseignement personnel.

  • Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour gérer les produits et services que nous vous fournissons et pendant une période raisonnable par la suite pour satisfaire à nos exigences légales, réglementaires et fiscales. Nous disposons de normes de conservation aptes à répondre à ces exigences. Nous détruisons vos renseignements personnels lorsque nous n’avons plus besoin de les conserver, ou nous les anonymisons.

6. Exactitude

Nous nous efforcerons de nous assurer que les renseignements personnels dont nous avons le contrôle sont exacts, complets et aussi à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

  • Vous pouvez vérifier vos renseignements personnels afin de vous assurer de leur exactitude. Pour obtenir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, vous pouvez en faire la demande à nos représentants du Service à la clientèle en composant le 1 888 711-1119 ou, si vous êtes inscrit à l’accès en ligne, rendez-vous sur notre site Web, à www.greenshield.ca et ouvrez une session dans la section réservée aux membres du régime, à la rubrique Services aux membres. La vérification ou la correction de vos renseignements personnels ne s’accompagne d’aucuns frais. Selon les circonstances, il se peut que des frais minimums soient exigés pour les renseignements personnels que vous demandez. Si des frais s’appliquent, nous vous en informerons. Si vous voyez des renseignements qui doivent être corrigés, nous vous aiderons à trouver le moyen approprié de procéder à ces corrections.

    Chaque fois que cela est possible, nous corrigerons tout renseignement personnel qui pourrait avoir été confié à un organisme externe. Si un tiers nous a confié des renseignements personnels à votre sujet et que vous nous affirmez qu’ils sont faux, nous vous procurerons le nom et l’adresse de ce tiers pour que vous puissiez faire corriger les renseignements directement auprès de lui.

7. Mesures de sécurité

Pour protéger vos renseignements personnels contre toute intrusion, divulgation ou utilisation abusive, nous utiliserons des mesures de protection physiques, administratives et technologiques appropriées qui correspondent à la nature délicate des renseignements dont nous avons la garde.

  • Nos employés qui ont accès à vos renseignements personnels sont sensibilisés aux façons d’en sauvegarder la confidentialité. Dans le cadre des conditions d’emploi qui prévalent chez GSC, tous les employés sont tenus de signer une entente exigeant que tous les renseignements auxquels ils ont accès doivent être traités de façon confidentielle. En outre, ils doivent participer à des programmes annuels de formation et de sensibilisation au respect de la vie privée. Dans le but de protéger nos systèmes et vos renseignements personnels contre tout accès et utilisation non autorisés, nous disposons de normes de sécurité. Ainsi, en tout temps, vos renseignements personnels se trouvent protégés lorsqu’ils sont classés dans nos fichiers de données ou manipulés par nos employés.

    Vos renseignements personnels seront conservés dans un environnement sécuritaire, et protégés par des mesures techniques et administratives et des moyens matériels appropriés conçus pour protéger les renseignements contre la destruction accidentelle ou illégale ou la perte accidentelle, la détérioration, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés, ainsi que d’autres formes de traitement illégal jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires à l’administration du régime de garanties, ou aussi longtemps que nécessaire pour conserver les dossiers et à des fins de conformité légale.

    Bien que le partage de renseignements personnels soit intrinsèquement risqué, nous appliquons des procédures acceptables sur le plan commercial pour nous assurer que nos systèmes sont sécuritaires. Nous vous informerons en cas de violation de la sécurité des systèmes entraînant la divulgation non autorisée de vos renseignements personnels lorsque nous évaluerons un risque réel de préjudice important pour vous ou vos personnes à charge.

8. Transparence

Nous mettrons à votre disposition des renseignements sur nos politiques et procédures et sur la façon dont nous gérons vos renseignements personnels. Pour déposer une demande écrite, voir l’article 10 de la présente politique pour obtenir les coordonnées de notre responsable de la confidentialité.

9. Accès aux renseignements personnels

Si vous nous envoyez une demande écrite, nous vous indiquerons les renseignements personnels que nous détenons sur vous et la façon dont nous les utilisons et les communiquons. Nous vous donnons accès aux renseignements, sous réserve de certaines exceptions autorisées par la loi. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements et demander des modifications, le cas échéant.

Veuillez noter qu’il peut nous être impossible de communiquer des renseignements que nous possédons à votre sujet pour les raisons suivantes :

  • Le coût exorbitant de cette communication;
  • Le fait que les renseignements contiennent des détails sur d’autres personnes;
  • Les renseignements ne peuvent pas être communiqués pour des raisons d’ordre juridique, des raisons de sécurité ou des raisons d’ordre commercial;
  • Les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire;
  • Les renseignements ne peuvent pas être communiqués pour une autre raison.

10. Questions, inquiétudes ou demandes

Nous nous engageons à répondre et à résoudre les questions, inquiétudes et demandes liées à la confidentialité.

N’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la confidentialité de GSC :

Par courriel : privacy.office@greenshield.ca

Par télécopieur : 1 519 739-2253

Par la poste :
Responsable de la confidentialité
Green Shield Canada
5140, rue Yonge, bureau 2100
Toronto (Ontario) M2N 6L7

Le bureau de la confidentialité de GSC accusera réception de votre demande. Dans les 30 jours qui suivent la réception de votre demande, le responsable de la confidentialité de GSC vous écrira ou vous téléphonera pour vous faire savoir que le problème a été résolu ou, s’il s’agit d’une situation plus complexe, pour vous informer de la nature des mesures supplémentaires qui sont prises et pour vous donner une idée approximative du moment où une solution pourrait être envisagée.

Si vos inquiétudes ne sont pas dissipées, veuillez communiquer avec :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

Téléphone : 1 819 994-5444
Sans frais : 1 800 282-1376
Télécopieur : 1 819 994-6591
Site Web : www.priv.gc.ca

Modifications à la présente politique

Nous pouvons de temps à autre réviser notre politique de confidentialité pour tenir compte de modifications dans la législation ou la réglementation, dans nos pratiques de traitement des renseignements personnels, par exemple, ou lorsque nous ajoutons de nouveaux produits ou services. La toute dernière version de la politique régira la façon dont nous traitons vos renseignements personnels et sera toujours accessible à www.greenshield.ca. Vous pouvez déterminer la date de la dernière mise à jour de la présente politique en vous reportant à la date de la dernière mise à jour qui se trouve dans le bas de la présente politique de confidentialité. En continuant à utiliser votre régime de garanties, vous acceptez d’être lié par la politique de confidentialité révisée.

Notre programme de reconnaissance vocale

Le programme de reconnaissance vocale interactif (« RVI ») de GSC est une méthode sécuritaire pour accéder à vos renseignements personnels lorsque vous nous appelez ainsi qu’un moyen plus simple pour vous de faire des affaires avec nous, alors que nous continuons à vous protéger et à nous protéger contre les fraudes, les fausses déclarations et d’autres erreurs.

1. Votre consentement

Lorsque vous vous inscrivez à notre système de RVI, vous nous donnez votre consentement pour utiliser votre mot de passe par empreinte vocale afin de confirmer votre identité.

2. Comment nous utilisons votre empreinte vocale

Nous ne collecterons que des renseignements pertinents et conformes à la présente politique.

Chaque fois que vous nous appellerez après vous être inscrit à notre système de RVI, votre empreinte vocale sera authentifiée et votre appel sera transféré à l’un de nos représentants ou à une fonction de RVI en libre-service. Votre empreinte vocale sera utilisée pour remplacer d’autres méthodes de vérification telles que les questions posées par nos représentants.

Nous n’utiliserons votre empreinte vocale que pour confirmer votre identité; elle ne sera pas utilisée pour désosser, réutiliser ou recréer votre voix.

Votre empreinte vocale sera chiffrée et conservée conformément aux mesures de protection énoncées à l’article 7 de notre politique de confidentialité, et seules les personnes suivantes pourront y accéder :

  • Les employés, agents et représentants autorisés de GSC qui ont besoin des renseignements pour accomplir leurs tâches pour nous;
  • Les fournisseurs de service qui ont besoin de ces renseignements pour nous fournir leurs services;
  • Les personnes, organisations et organismes d’enquête qui travaillent pour prévenir ou détecter des fraudes suspectées ou des violations de contrat ou de lois, ou mener des enquêtes sur de telles fraudes ou violations.

3. Le retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement pour que nous utilisions votre empreinte vocale, mais ce retrait vous empêchera d’utiliser le système de mot de passe par empreinte vocale à l’avenir, à moins que vous ne vous réinscriviez. Si vous choisissez de retirer votre consentement pour quelque raison que ce soit, votre empreinte vocale sera désactivée et conservée conformément à la présente politique ou dans la mesure permise par la loi.

Dernière mise à jour : décembre 2020